Comment faire une facture : le guide complet
Publié le 8 min de lecturePar L’équipe Kadran
Faire une facture, ce n’est pas seulement mettre un montant sur un papier à en-tête. C’est produire un document juridique et comptable : il déclenche l’obligation de paiement de votre client, il sert de preuve en cas de litige, et l’administration fiscale peut vous le réclamer des années plus tard. Une facture mal établie peut être contestée par le client, retarder votre paiement, voire vous exposer à une amende.
La bonne nouvelle : une fois la méthode en place, facturer devient un geste rapide et répétitif. Ce guide reprend tout dans l’ordre — ce qu’il faut préparer avant, les étapes de rédaction, le calcul des montants, l’envoi, puis le suivi jusqu’à l’encaissement.
Il s’adresse aux freelances, auto-entrepreneurs et TPE qui facturent des clients professionnels ou particuliers. Si vous vous demandez encore quand émettre un devis plutôt qu’une facture, commencez par notre article sur la différence entre devis et facture.
Avant de facturer : ce qu’il faut avoir sous la main
Une facture se prépare en amont. Le moment où vous la rédigez ne doit être qu’une mise au propre d’informations déjà validées. Trois choses doivent être calées avant d’ouvrir votre outil de facturation.
- L’accord du client sur la prestation et le prix. Idéalement un devis signé ou un bon de commande. Facturer un montant jamais validé par écrit est la première source de litige.
- Les informations exactes du client. Dénomination sociale précise (pas le nom commercial approximatif), adresse du siège, numéro SIREN ou SIRET pour un professionnel, numéro de TVA intracommunautaire si le client est assujetti. Une facture adressée à la mauvaise entité juridique peut être refusée par son service comptable.
- Vos propres informations à jour. Adresse, SIREN, mention d’assurance si votre activité l’exige, coordonnées bancaires correctes. Un IBAN erroné sur une facture, c’est un paiement qui part au mauvais endroit ou qui ne part pas.
Les 6 étapes pour établir la facture
- Attribuez un numéroChaque facture porte un numéro unique, qui suit une séquence chronologique et continue, sans trou. C’est une exigence légale, pas une convention. Les règles précises (formats, séries, que faire en cas d’erreur) sont détaillées dans notre guide de la numérotation des factures.
- Datez le documentLa date d’émission figure obligatoirement sur la facture. Si la date de la prestation ou de la livraison diffère, elle doit apparaître aussi. C’est cette chronologie qui rend votre facturation vérifiable.
- Identifiez les deux partiesVos coordonnées complètes d’un côté, celles du client de l’autre. Pour un client professionnel, indiquez son SIREN — c’est devenu une mention attendue, notamment dans la perspective de la facturation électronique.
- Détaillez les lignesUne ligne par prestation ou produit : désignation précise, quantité, prix unitaire hors taxes. « Prestation de services — 1 500 € » ne suffit pas : décrivez ce qui a été fait. Un client qui comprend sa facture la paie plus vite, et un contrôleur qui la comprend ne pose pas de question.
- Calculez les totauxTotal hors taxes, TVA par taux applicable, total toutes taxes comprises. Si vous êtes en franchise en base de TVA, vous ne facturez pas de TVA et vous portez la mention dédiée (voir plus bas).
- Précisez les conditions de paiementDate d’échéance ou délai de paiement, moyens de paiement acceptés, et — pour les clients professionnels — taux des pénalités de retard et indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 €. Ces mentions ne sont pas décoratives : elles conditionnent vos recours en cas d’impayé.
Les mentions obligatoires : l’essentiel à retenir
La liste complète des mentions exigées sur une facture est longue mais stable : identité des parties, numéro et date, détail des prestations, montants HT et TTC, TVA, conditions de paiement, pénalités. Nous lui consacrons un article dédié, avec les cas particuliers (auto-entrepreneur, franchise de TVA, activités réglementées) : les mentions obligatoires d’une facture.
Retenez surtout ceci : une mention manquante peut être sanctionnée par une amende par facture, et elle donne à un client de mauvaise foi un prétexte pour retarder le paiement. Le plus simple est d’utiliser un modèle ou un logiciel qui embarque ces mentions une fois pour toutes — vous ne devriez jamais avoir à vous en souvenir de mémoire.
Calculer les montants : HT, TVA, TTC
Le calcul d’une facture suit toujours le même schéma : pour chaque ligne, quantité × prix unitaire HT ; puis somme des lignes pour obtenir le total HT ; puis application de la TVA par taux ; puis total TTC. Si vous accordez une remise, elle s’applique avant le calcul de la TVA.
Si vous êtes en franchise en base de TVA — le régime par défaut de la plupart des micro-entrepreneurs sous le seuil en vigueur (à vérifier sur service-public.fr) — vous facturez tout en hors taxes, sans ligne de TVA, avec la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ». Vos totaux HT et TTC sont alors identiques.
Envoyer la facture et se faire payer
Une facture envoyée par e-mail en PDF est aujourd’hui la norme et parfaitement valable. Adressez-la à la bonne personne : pour une entreprise cliente, demandez dès le devis l’adresse du service comptable ou la procédure de dépôt (certains grands comptes imposent un portail fournisseur). Une facture envoyée au commercial qui a signé le devis peut dormir des semaines dans une boîte mail.
Côté paiement, facilitez la vie de votre client : IBAN lisible sur la facture, lien de paiement en ligne si vous en proposez un, et conditions claires. Le choix des moyens de paiement proposés influe directement sur la vitesse d’encaissement. Entre professionnels, les délais de paiement sont encadrés par la loi : au-delà du délai convenu, les pénalités de retard sont dues de plein droit, sans relance préalable.
Si l’échéance passe sans règlement, n’attendez pas : une relance courtoise dans les jours qui suivent règle la grande majorité des cas. Notre guide pour relancer un client qui ne paie pas détaille la gradation — rappel amiable, relance ferme, mise en demeure.
Après l’envoi : conserver, suivre, ne rien perdre
Une facture émise doit être conservée pendant la durée légale (dix ans au titre du droit commercial — vérifiez les durées applicables à votre situation sur service-public.fr). Conservez l’exemplaire exact envoyé au client : si vous corrigez une erreur ensuite, c’est par avoir, jamais en écrasant le fichier d’origine.
Le suivi est aussi important que l’émission : quelles factures sont payées, lesquelles arrivent à échéance, lesquelles sont en retard. Un simple tableau tenu à jour fait l’affaire au début ; à partir de quelques factures par mois, un outil qui suit les statuts et relance automatiquement vous évite les oublis — c’est précisément le genre de tâche qui gagne à être automatisée.
Enfin, anticipez la généralisation de la facturation électronique entre entreprises : les factures transiteront par des plateformes agréées, avec des données structurées obligatoires. Les échéances précises du calendrier sont à vérifier sur impots.gouv.fr, mais la direction est claire — plus tôt votre facturation est propre et outillée, plus la transition sera indolore.
Questions fréquentes
Puis-je faire une facture sur Word ou Excel ?
Oui, c’est légal tant que toutes les mentions obligatoires y figurent et que la numérotation reste continue et sans trou. En pratique, le risque d’erreur manuelle (numéro en double, calcul de TVA faux, mention oubliée) est réel dès que le volume augmente. Un logiciel de facturation élimine ces risques et prépare la transition vers la facturation électronique.
Quand dois-je émettre la facture : avant ou après la prestation ?
En principe, la facture est émise dès la réalisation de la prestation ou la livraison du bien. Pour un acompte demandé avant le début des travaux, vous émettez une facture d’acompte spécifique, puis une facture de solde à la fin.
Je suis auto-entrepreneur : mes factures sont-elles différentes ?
Le socle est le même. Les particularités : si vous êtes en franchise en base de TVA, vous facturez hors taxes avec la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI », et votre statut peut imposer des mentions complémentaires (par exemple sur l’immatriculation ou l’assurance professionnelle selon l’activité). Notre guide de la micro-entreprise détaille ces cas.
Mon client conteste la facture : que faire ?
Commencez par comprendre le motif : erreur réelle (montant, désignation, entité facturée) ou désaccord sur la prestation. En cas d’erreur, ne modifiez jamais la facture émise : émettez un avoir puis une nouvelle facture correcte. En cas de désaccord de fond, appuyez-vous sur le devis signé — c’est lui qui fait foi sur le périmètre et le prix convenus.
Une facture non payée est-elle perdue au bout d’un certain temps ?
Les actions en recouvrement se prescrivent — les délais varient selon que le client est un professionnel ou un particulier (à vérifier sur service-public.fr). Concrètement : plus vous relancez tôt, plus vous encaissez. Ne laissez jamais une facture impayée vieillir sans action.