Facture impayée : que faire, étape par étape
Publié le 9 min de lecturePar L’équipe Kadran
L’échéance est passée, le virement n’est pas arrivé, et votre boîte mail reste silencieuse. La facture impayée est le stress le plus répandu chez les indépendants et les TPE — et celui qui se gère le plus mal à chaud, entre la peur de froisser un bon client et la tentation d’attendre « encore une semaine ».
La bonne nouvelle : le traitement d’un impayé est une procédure ordonnée, pas une affaire d’intuition. Chaque étape a son moment, son ton et ses effets juridiques, de la simple relance amiable à l’injonction de payer. Et dans l’immense majorité des cas, tout se règle bien avant le tribunal — à condition d’agir vite et dans l’ordre.
Voici cette marche à suivre, étape par étape, avec ce que vous pouvez exiger en plus du montant dû, les délais à ne pas laisser filer, et ce qu’il faut mettre en place pour que le prochain impayé n’arrive pas.
Étape 0 : vérifier avant de relancer
Avant toute relance, prenez cinq minutes pour vérifier votre propre dossier. Une part non négligeable des « impayés » sont en réalité des factures jamais reçues, envoyées à la mauvaise adresse, bloquées par un service comptable faute de référence de commande, ou contestables parce qu’il manque une mention. Relisez la facture : les mentions obligatoires y sont-elles toutes, l’échéance est-elle claire, le destinataire est-il le bon (l’entité juridique qui a commandé, pas seulement votre contact) ?
Vérifiez aussi que le délai de paiement est réellement dépassé. Entre professionnels, le délai applicable est celui convenu dans vos conditions, dans les limites fixées par la loi — le détail est dans notre article sur les délais de paiement entre professionnels. Relancer un client dont la facture n’est pas encore exigible, c’est user votre crédit pour rien.
Étapes 1 et 2 : les relances amiables
La phase amiable se joue en deux temps. Première relance, quelques jours après l’échéance : un e-mail bref et cordial, qui part du principe d’un oubli. Vous rappelez le numéro de facture, le montant, la date d’échéance dépassée, vous joignez la facture et vous facilitez le paiement (IBAN visible, lien de paiement si vous en proposez un — voir quels moyens de paiement proposer à vos clients).
Deuxième relance, une à deux semaines plus tard si rien ne bouge : le ton devient ferme, sans agressivité. Vous constatez l’absence de réponse, vous fixez une date limite précise et vous annoncez la suite (« sans règlement au…, nous serons contraints d’engager une mise en demeure »). Un appel téléphonique entre les deux écrits fait souvent débloquer plus de dossiers que trois e-mails : vous obtenez une date d’engagement, ou au moins une explication.
Le contenu précis de chaque message, les modèles et le bon tempo sont détaillés dans notre guide relancer un client impayé. Retenez l’essentiel : chaque relance est datée, écrite et conservée — c’est votre dossier de preuve si l’affaire va plus loin.
Étape 3 : la mise en demeure
Si les relances amiables restent lettre morte, vous passez à la mise en demeure : un courrier formel, envoyé en recommandé avec accusé de réception, qui somme le client de payer sous un délai que vous fixez (huit ou quinze jours sont des pratiques courantes). Ce n’est plus une relance : c’est un acte juridique, qui constate officiellement le défaut de paiement et ouvre la voie aux recours.
Le courrier doit identifier précisément la créance (numéro et date de la facture, montant, échéance), sommer expressément de payer — les mots « mise en demeure » doivent y figurer —, fixer le délai, et annoncer qu’à défaut vous saisirez la justice. Mentionnez également les pénalités de retard et l’indemnité de recouvrement qui s’ajoutent à la somme due (voir ci-dessous).
La mise en demeure produit un effet réel : elle marque le point de départ officiel de certains intérêts et démontre votre détermination. Beaucoup de dossiers se règlent à ce stade — un client qui « oubliait » cesse d’oublier quand la suite devient concrète.
Ce que vous pouvez réclamer en plus : pénalités et indemnité de 40 €
Entre professionnels, le retard de paiement a un coût pour le débiteur — et c’est la loi, pas votre mauvaise humeur. Deux mécanismes s’appliquent de plein droit, sans même qu’une relance soit nécessaire : les pénalités de retard, calculées au taux prévu dans vos conditions (avec un minimum légal, adossé à des taux qui évoluent — le taux en vigueur est à vérifier sur service-public.fr), et l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 €, due pour chaque facture payée en retard.
Ces mentions doivent figurer sur vos factures et conditions générales — c’est une des raisons de soigner vos documents en amont. Concrètement, beaucoup de petites structures renoncent à réclamer pénalités et indemnité aux bons clients ponctuellement en retard : c’est un choix commercial défendable. Mais face à un mauvais payeur, les chiffrer noir sur blanc dans la mise en demeure change le rapport de force. Le calcul et les subtilités sont détaillés dans notre article sur les pénalités de retard.
Étape 4 : les recours si rien n’a fonctionné
La mise en demeure est restée sans effet ? Trois grandes voies s’offrent à vous, à choisir selon le montant, la solidité de votre dossier et l’attitude du débiteur.
- L’injonction de payerProcédure judiciaire rapide et peu coûteuse, adaptée aux créances non sérieusement contestables (devis signé, facture, relances : votre dossier). Vous déposez une requête auprès du tribunal compétent, sans audience ni avocat obligatoire ; si le juge fait droit à la demande, le client se voit ordonner de payer. Les modalités pratiques (formulaires, tribunal compétent, dématérialisation) se vérifient sur service-public.fr ou justice.fr.
- Le recouvrement par un tiersSociété de recouvrement ou commissaire de justice (l’ancien huissier) : vous déléguez la pression et le suivi, contre des honoraires ou un pourcentage. Pour les petites créances, il existe aussi une procédure simplifiée menée par commissaire de justice, sans passer par le juge, si le débiteur accepte d’y participer — conditions et plafond à vérifier sur service-public.fr.
- L’assignation en paiementLe procès classique, pour les dossiers contestés ou complexes. Plus long et plus coûteux, il ne se justifie que pour des montants significatifs — et avec l’appui d’un avocat.
Un point de vigilance transversal : la prescription. Passé un certain délai sans action de votre part — de l’ordre de quelques années, plus court envers un consommateur qu’entre professionnels —, la créance ne peut plus être réclamée en justice. Les délais exacts applicables à votre situation sont à vérifier sur service-public.fr : c’est l’argument définitif contre la stratégie de l’attente.
Récapitulatif : la chronologie type
| Moment (indicatif) | Action | Ton et forme |
|---|---|---|
| Avant l’échéance | Facture conforme envoyée au bon destinataire, échéance claire | Prévention |
| J+3 à J+7 après l’échéance | Première relance amiable | Cordial — e-mail avec facture jointe |
| J+15 à J+21 | Deuxième relance, doublée d’un appel | Ferme — date limite et suite annoncée |
| J+30 environ | Mise en demeure | Formel — recommandé avec AR, pénalités chiffrées |
| Après le délai de la mise en demeure | Injonction de payer ou recouvrement par un tiers | Judiciaire ou délégué |
Ces jalons sont indicatifs : adaptez-les à l’enjeu et à l’historique du client. Ce qui ne se négocie pas, c’est l’existence d’un calendrier — décidé à froid, appliqué sans état d’âme.
Cas concret : un impayé résolu à la mise en demeure
Les erreurs à éviter face à un impayé
Prévenir le prochain impayé
Le meilleur traitement de l’impayé reste la prévention, et elle commence avant la facture. Un devis signé qui précise les conditions de paiement, un acompte à la commande — surtout avec un nouveau client ou sur un gros montant, comme expliqué dans notre guide de la facture d’acompte —, une facturation émise sans délai dès la prestation terminée, et un paiement rendu facile (virement avec IBAN visible, lien de paiement en ligne) : chacun de ces réflexes retire une occasion de retard.
Ensuite, systématisez le suivi. Un impayé ne doit pas dépendre de votre mémoire un dimanche soir : échéancier tenu à jour, relances programmées aux bons jalons, et un œil régulier sur l’encours client — le total de ce qu’on vous doit — comme indicateur de santé au même titre que le chiffre d’affaires.
Questions fréquentes
Au bout de combien de temps une facture est-elle considérée comme impayée ?
Dès le lendemain de l’échéance portée sur la facture : la créance est alors exigible et le retard commence. C’est aussi à partir de cette date que les pénalités de retard courent de plein droit entre professionnels. Rien n’oblige à attendre trente jours de plus par politesse.
Puis-je facturer des frais de relance à mon client ?
Entre professionnels, l’indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € est due de plein droit pour chaque facture réglée en retard, en plus des pénalités de retard prévues dans vos conditions. Si vos frais réels de recouvrement dépassent ce forfait (honoraires d’un tiers, par exemple), une indemnisation complémentaire peut être demandée sur justificatifs.
La mise en demeure est-elle obligatoire avant d’aller en justice ?
Elle est très fortement recommandée et, en pratique, attendue : elle démontre que vous avez tenté un règlement amiable, fait courir certains intérêts, et constitue une pièce clé du dossier. Certaines procédures supposent d’ailleurs une tentative amiable préalable. Ne sautez jamais cette étape.
Que faire si le client conteste la facture ?
Traitez la contestation sur le fond avant de poursuivre la procédure : demandez par écrit le motif précis, confrontez-le au devis signé et aux livrables, et répondez point par point. Si la contestation est fondée en partie, corrigez par un avoir partiel et exigez le solde. Si elle est dilatoire, dites-le et reprenez le calendrier de recouvrement là où il en était.
Mon client est en liquidation judiciaire : ai-je encore un recours ?
Les poursuites individuelles sont alors suspendues : vous ne pouvez plus relancer ni assigner directement. Le réflexe est de déclarer votre créance auprès du mandataire ou liquidateur judiciaire, dans un délai strict à compter de la publication du jugement — délai et modalités à vérifier sans attendre sur service-public.fr, car hors délai la créance risque d’être perdue.
Vaut-il mieux passer par une société de recouvrement ou par la justice ?
Pour une créance incontestable et documentée, l’injonction de payer est souvent le meilleur rapport coût-efficacité. Le recouvrement délégué se justifie quand vous ne voulez plus y consacrer de temps ou que le débiteur est difficile à joindre. Pour un dossier contesté ou un gros montant, prenez conseil auprès d’un avocat avant de choisir la voie.